Thủ tục, hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Chắc hẳn bạn đã từng nhìn thấy những mã vạch, mã số được in dán trên sản phẩm của nhiều lĩnh vực, sản phẩm khác nhau. Hiện nay, để đưa sản phẩm ra thị trường được thuận tiện cũng như theo đúng trình tự quy định của pháp luật, doanh nghiệp, tổ chức sẽ phải tiến hành thủ tục đăng ký mã số mã vạch hay còn được gọi là đăng ký mã vạch sản phẩm. Vậy thủ tục, hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm như thế nào. Việc đăng ký mã vạch mã số sản phẩm mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp, tất cả sẽ được cung cấp đến bạn trong bài viết bên dưới.

1. Tìm hiểu về mã số mã vạch sản phẩm

Mã số mã vạch là 1 dãy số được dán trên hàng hóa, dãy số này chứa tất cả các thông tin của nhà sản xuất khi sử dụng phần mềm chuyên dụng để quét, nó giúp người tiêu dùng có thể kiểm tra và biết được xuất xứ, từ đó tạo lòng tin và sự an tâm hơn khi người tiêu dùng chọn lựa.

Mỗi loại sản phẩm khác nhau về tính chất, số lượng, bao gói...đều được chọn những mã số vật phẩm khác nhau. Những mã số này sẽ sử dụng lâu dài cùng với sự tồn tại của mặt hàng đó. Hiện nay có rất nhiều loại mã số mã vạch, nhưng được sử dụng phổ biến nhất là mã số mã vạch thể hiện mã số thương phẩm (Global Trade Item Number - GTIN) và được tổ chức MSMV quốc tế mã hóa thành mã số chung tiêu chuẩn EAN để áp dụng chung trên toàn thế giới.

Có 2 loại mã số EAN thường gặp đó EAN-13 và EAN-8 (mã số rút gọn)

- Mã số EAN-13 gồm 13 con số có cấu tạo như sau: từ trái sang phải. Mã quốc gia: hai hoặc ba con số đầu. Mã doanh nghiệp: có thể gồm từ bốn, năm hoặc sáu con số. Mã sản phẩm: có thể là năm, bốn hoặc ba con số tùy thuộc vào mã doanh nghiệp. Số cuối cùng là số kiểm tra.

Để đảm bảo tính thống nhất và tính đơn nhất của mã số, mã quốc gia phải do tổ chức mã số vật phẩm quốc tế cấp cho các quốc gia là thành viên của tổ chức. Mã số quốc gia của Việt Nam là 893.

- Mã số EAN-8 là dãy số có tám chữ số quy định cho vật phẩm (sản phẩm) có kích thước nhỏ, gồm mã quốc gia, số phân định vật phẩm và một số kiểm tra.

Các doanh nghiệp muốn sử dụng mã số EAN-8 trên sản phẩm của mình cần làm đơn xin mã số tại Tổ chức mã số quốc gia (EAN-VN). Tổ chức mã số quốc gia sẽ cấp trực tiếp và quản lý mã số mặt hàng, gồm 4 con số cụ thể cho doanh nghiệp.

Đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm đang là định hướng của rất nhiều doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. Mặc dù pháp luật Việt Nam không bắt buộc đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm. Nhưng nếu doanh nghiệp sở hữu mã số mã vạch cho sản phẩm, thương hiệu của mình sẽ mang đến rất nhiều lợi ích trong kinh doanh, phát triển doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu chi tiết về lợi ích, vai trò của mã số mã vạch sản phẩm trong kinh doanh nhé.

2. Vai trò của mã số mã vạch sản phẩm trong kinh doanh

Thị trường kinh doanh tại Việt Nam vài năm trở lại đây rất phát triển, sôi động với nhiều đơn vị kinh doanh cùng một lĩnh vực. Việc sở hữu mã số mã vạch đang mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều ưu điểm lợi ích như sau:

- Mã số mã vạch sẽ giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm dễ dàng hơn. Đăng ký mã số mã vạch hàng hóa giúp tiết kiệm thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán hàng hóa xuất nhập mỗi ngày. Hạn chế tối đa tình trạng hao hụt sản phẩm trong quá trình kinh doanh.

- Tạo thuận lợi cho việc sản xuất và tăng năng suất hiệu quả cho việc buôn bán và quản lý hàng hóa, giúp nhanh chóng tính tiền, xuất hóa đơn phục vụ khách hàng.

- Việc sở hữu mã số mã vạch giúp phân biệt sản phẩm của doanh nghiệp này với sản phẩm của doanh nghiệp khác. Thông qua mã vạch, khách hàng có thể tìm được nguồn gốc sản phẩm. Ưu điểm này giúp cho doanh nghiệp khẳng định thương hiệu, không bị các cá nhân, tổ chức mạo nhái sản phẩm của công ty.

- MSMV được đăng ký còn giúp phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sản phẩm.

- Phục vụ cho hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)

Với những lợi ích mà mã số mã vạch mang đến cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tại Việt Nam. Dịch vụ này đang được các doanh nghiệp quan tâm, đăng ký sử dụng. Tiếp tục cùng chúng tôi tìm hiểu quy định cũng như thủ tục, hồ sơ cấp mã số mã vạch cho sản phẩm ngay dưới đây.

3. Quy định về đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Theo quy định pháp luật hiện nay, việc đăng ký mã số mã vạch trên hoàng hóa không phải là yêu cầu bắt buộc. Doanh nghiệp có thể sử dụng mã số mã vạch hoặc không, nhưng đối với trường hợp doanh nghiệp có sử dụng mã số mã vạch để in trên sản phẩm của mình thì doanh nghiệp buộc phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành đăng ký mà sử dụng sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định số 119/2017/NĐ-CP quy định về cử phạt vi ohamj hành chính trong lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng sản phẩm, hàng hóa.

Để được cấp mã số mã vạch sử dụng in trên sản phẩm. Doanh nghiệp làm hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch và gửi hồ sơ đăng ký về cho cơ quan quản lý. Cụ thể ở Việt Nam hiện nay quản lý mã số mã vạch do Tổng cục đo lường chất lượng quản lý, trong đó quản lý trực tiếp là GS1 Việt Nam. Để dược cơ quan này cấp cho mã vạch GTIN. Sau khi nhận được mã GTIN do GS1 Việt Nam cấp, doanh nghiệp tạo mã vạch cho sản phẩm và in ấn lên bao bì để sử dụng.

Một quy định cuối cùng về mã số mã vạch đó là, sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã vạch cho sản phẩm, chủ sở hữu cần thường xuyên cập nhật, khai bacso các thông tin sản phẩm sử dụng mã số mã vạch và khai thác các tính năng khác trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã vạch quốc gia (VNPC) tại website của GS1. Nếu không cập nhật thì sản phẩm đó sẽ không được hiển thị trên phần mềm quét mã số mã vạch trên điện thoại di động.

Như bạn thấy đấy việc cấp mã số mã vạch cũng có khá nhiều quy định về thủ tục hồ sơ. Nếu bạn đang quan tâm tìm hiểu về quy định, thủ tục hồ sơ cấp mã số mã vạch thì hãy tiếp tục với tìm hiểu ở các mục viết bên dưới, rất nhiều thông tin hữu ích sẽ được cung cấp tới bạn.

4. Thủ tục, hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm

Theo quy định tại Nghị định 74/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 132/2008/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2008 của chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều luật chất lượng sản phẩm, hàng hóa thì hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm bao gồm các loại tài liệu sau:

- Bản đăng ký mã số, mã vạch hàng hóa.

- Bản đăng ký danh mục sản phẩm, hàng hóa sử dụng mã GTIN.

- Bản sao quyết định thành lập công ty hoặc giấy phép kinh doanh.

Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, cá nhân, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp hồ sơ đăng ký cho cơ quan có thẩm quyền theo quy trình dưới đây. Quý khách hàng có thể tham khảo quy trình đăng ký xin cấp mã số, mã vạch sản phẩm ở ngay dưới đây.

5. Liên hệ đăng ký hồ sơ mã số, mã vạch sản phẩm

Quý khách hàng có nhu cầu đăng ký mã số mã vạch sản phẩm, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại 091.585.1399 hoặc Chat trực tuyến để biết thêm chi tiết.

Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi theo mẫu sau: 

6. Quy trình đăng ký mã số, mã vạch sản phẩm doanh nghiệp

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch hàng hóa.

• Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm

Cá nhân, doanh nghiệp hiện nay có thể lựa chọn hình thức nộp hồ sơ qua mạng đơn giản, nhanh chóng với thao tác cụ thể:

- Scan toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị có chữ kỳ và con dấu của doanh nghiệp, nộp qua hệ thống quản lý VNPC của GS1 Việt Nam.

- Nộp phí theo các thông tin trên hồ sơ online đã nộp.

- Sau khi nộp hồ sơ qua mạng, doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ bản gốc về cơ quan quản lý MSMV.

• Bước 3: Quy trình xử lý hồ sơ đăng ký

Trong thời hạn từ 05 - 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký mã vạch bản gốc sản phẩm thì cơ quan được chỉ định tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Tổng cục TCĐLCL.

• Bước 4: Cấp mã vạch tạm thời và giấy chứng nhận đăng ký mã vạch cho doanh nghiệp.

Sau khi có mã số tạm thời doanh nghiệp cần cập nhật các thông tin về sản phẩm trên hệ thống quản lý mã số, mã vạch VNPC với đầy đủ các dữ liệu. Trong thời gian 1 tháng kể từ ngày nhận được mã số tạm thời, doanh nghiệp sẽ cập nhật đầy đủ thông tin sản phẩm sẽ gửi đề nghị gửi giấy chứng nhận mã vạch bản chính về cho GS1 Việt Nam để được nhận giấy chứng nhận MSMV bản chính.

7. Tham khảo thời gian cấp chứng nhận quyền mã số, mã vạch

Hầu hết các đơn vị khi quyết định đăng ký cấp mã số, mã vạch sản phẩm ngoài quan tâm tới vấn đề thủ tục, hồ sơ thì còn rất quan tâm tới thời gian cấp mã số, mã vạch. Cụ thể trong khoảng thời gian từ 05 - 07 ngày làm việc tính từ thời điểm hồ sơ được nộp tại Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng, quý khách hàng sẽ được cấp và sử dụng mã số, mã vạch nếu hồ sơ đăng ký hợp lệ. Giấy chứng nhận quyền mã số, mã vạch sẽ được cấp cho doanh nghiệp đã ký sau 30 ngày.

Đối với trường hợp đồ sơ đăng ký không hợp lệ, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng sẽ nêu rõ nguyên nhân để cá nhân, tổ chức tiếp tục sửa đổi, bổ sung và gửi lại trong thời gian sớm nhất.

8. Tư vấn & giải đáp thắc mắc về dịch vụ

• Câu hỏi: Tôi đang sản xuất, kinh doanh đặc sản "Khai deo" của Quảng Bình, giờ tôi muốn đăng ký mã số mã vạch nhưng chưa biết thủ tục thì liên hệ đăng ký ở đâu nhỉ, công ty có dịch vụ tư vấn, hỗ trợ đăng ký online không?

⇒ Trả lời: Kính chào quý khách, cám ơn quý khách đã quan tâm tìm hiểu dịch vụ đăng ký mã số, mã vạch tại công ty chúng tôi. Công ty hỗ trợ tư vấn, giúp quý khách chuẩn bị hồ sơ cũng như đăng ký mã số mã vạch online nhanh chóng, đơn giản. Để đăng ký sử dụng dịch vụ, quý khách chỉ cần điền thông tin liên hệ theo mẫu bên dưới, hoặc gọi điện thoại trực tiếp vào tổng đài của công ty để được tư vấn, hỗ trợ dịch vụ.

• Câu hỏi: Chi phí đăng ký mã số mã vạch sản phẩm có nhiều không nhỉ, báo giá giúp tôi lệ phí cấp mã số mã vạch cho hàng may mặc nhé?

⇒ Trả lời: Xin chào anh/chị, xin thông tin tới anh/chị chi phí cấp mã số mã vạch sản phẩm sẽ tùy thuộc vào sản phẩm, số lượng sản phẩm, sử dụng mã vạch trong nước hay nước ngoài....Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ tư vấn, báo giá cụ thể về chi phí cấp mã số mã vạch tới anh/chị trong thời gian sớm nhất.

• Câu hỏi: Xin hỏi thủ tục cấp mã số mã vạch cho nông sản khô tại Gia Lai như thế nào ạ. Tôi cần chuẩn bị những loại giấy tờ gì?

⇒ Trả lời: Cám ơn quý khách đã đặt câu hỏi với công ty chúng tôi. Để đăng ký cấp mã số mã vạch cho sản phẩm nông sản khô tại Gia Lai, quý khách chỉ cần chuẩn bị các loại giấy tờ đó là: Bản đăng ký mã số, mã vạch hàng hóa, bản đăng ký danh mục sản phẩm, hàng hóa sử dụng mã GTIN, bản sao quyết định thành lập công ty hoặc giấy phép kinh doanh. Sau khi đủ các loại giấy tờ trên, quý khách đã có đủ điều kiện để đăng ký cấp mã số mã vạch.

• Câu hỏi: Xin chào công ty, mình muốn hỏi chút là khi đăng ký mã số mã vạch thành công thì mình còn mất thêm chi phí gì trong quá trình sử dụng mã số mã vạch không?

⇒ Trả lời: Xin thông tin tới quý doanh nghiệp, sau khi đăng ký và sử dụng mã số mã vạch cho sản phẩm. Quý doanh nghiệp sẽ đóng một khoản phí duy trì sử dụng mã số mã vạch hàng năm (niên phí). Chi phí này sẽ có giá thay đổi tùy theo mã số mã vạch quý khách đăng ký ban đầu.

• Câu hỏi: Báo giá giúp tôi tổng chi phí đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm văn phòng phẩm tại Đà Nẵng nhé?

⇒ Trả lời: Xin chào quý khách, yêu cầu tư vấn, báo giá đăng ký mã số mã vạch sản phẩm tại Đà Nẵng của quý khách đã được tiếp nhận. Bộ phận kinh doanh sẽ liên hệ tư vấn, báo giá ngay bây giờ tới quý khách. Hân hạnh được đồng hành cùng quý khách phát triển kinh doanh, thương hiệu với mã số mã vạch.